אקטואליה – ניהול בזמן משבר

אילו אתגרים ואילו הזדמנויות מציב לנו המשבר כמנהלים?

 אתגר הגמישות הארגונית

במהלך השינויים התכופים למדנו את חשיבות הגמישות הארגונית:

• גמישות בניהול המשאב האנושי בהתאמה לצרכים – הגדרת שעות העבודה ותפקידי העובד מבלי להתקבע בהגדרות ונהלים שאין להם תכלית, יחד עם שמירה על כבוד העובד ותחושת יציבותו – שינוי שעות הפעילות של העובד, צמצום פעולות לא חיוניות, הסברה לעובדים, ביצוע פעולות להשגת תקשורת וגיבוש והתאמת תוכנית העבודה ליעדים.

• גמישות מול הלקוח – הבנת מצוקת הלקוחות וצורכיהם המשתנים וביצוע פעולות לחיזוק הקשר עימם, כגון שינוי שעות האספקה, הגעה לבית לקוח, מתן מענה שירותי בשעות משתנות והתאמת תמהיל המוצרים לתקופה הזו.

• גמישות מול הספקים – ביצוע תיאום ציפיות מול הספקים, התאמת התמחיר ותכולת האספקה לצרכים המשתנים, תוך רגישות לזמני התשלום ולתזרים הספק.

• גמישות לוגיסטית – עבודה מהבית ואספקת ציוד טכני ועזרים לעובדים.

אתגר ההעסקה

במהלך השינויים התכופים נחשפנו לאופנים שונים ומגוונים של העסקה:

• עבודה מהבית – יש לוודא שלעובד יש תוכנית עבודה מסודרת ומשימות מוגדרות.
• שינוי בשעות המשרה – יש לבחון את שעות השירות, שעות קבלת הלקוחות ומועדי האספקה.
• חל"ת – האפשרות לצאת לחופשה ללא תשלום בארגונים שהעבודה בהם הושבתה.
• ריכוז תפקידים – זמן להיכנס "מתחת לאלונקה"', לרכז תפקידים ופעולות.

אתגר ההתייעלות

• סיווג לעיקר ולטפל ובניית סדרי עדיפויות מחדש.
• ביצוע בדיקות לגבי מה נחוץ ומה נחוץ פחות.
• דרכים להתייעלות בתהליך ניהול הספקים וניהול ההזמנות.
• ביצוע בקרת חשבוניות מרחוק.
• בחינת המבנה הארגוני והוצאות השכר בהתאם לשינוי בהכנסות.

ההזדמנות השיווקית

• חיזוק הקשר עם הלקוחות – בתקופת הסגר והחגים לקוחות רבים פנויים לקיום תקשורת.

• פיתוח מוצרים ושירותים – התקופה מצריכה יצירתיות וזיהוי צרכי הלקוח תוך פיתוח מוצרים ושירותים לאתגרים העומדים בפניו.

• בולטות בשוק – השוק פתוח למי שייזום, יוביל ויבלוט בעוד עסקים רבים יתמקדו רק בהישרדותם.

ההזדמנות הניהולית

• מנהיגות – העובדים מצפים למנהיגות בעלת חזון שתוביל אותם בעת המצוקה.

• תקשורת – העובדים מצפים למנהלים שידאגו להם ויתקשרו להם את המידע והמשמעויות בתקופה זו.

• גיבוש – העובדים מצפים למנהלים שיגבשו אותם לצוות.
• סדר וארגון – הזדמנות לדאוג לסדר וארגון שאינם בעדיפות בעת שגרה, כגון שיפוץ תשתיות, צביעה, ניקיון וריענון לוגיסטי.
• תוכניות עבודה – הזדמנות לבנות תוכנית עבודה לאחר היציאה מהסגר, לשנה הבאה, לפריצה מחודשת.